शुरुआती के लिए व्याकरण जांचकर्ता, बिना खराब संपादन के तेजी से प्रूफरीड करें

एक व्याकरण जांचकर्ता कुछ सेकंड में एक लापता लेख, गलत क्रिया रूप, दोहराया गया शब्द, या विराम चिह्न समस्या पा सकता है। यह जो नहीं कर सकता वह यह है कि आपके वाक्य का अर्थ क्या है इसके लिए पूरी जिम्मेदारी ले सके। यह अंतर प्रभावी स्वचालित प्रूफरीडिंग की नींव है।

हर सुझाव को एक आदेश के बजाय एक प्रश्न के रूप में माना जाना चाहिए। क्या वाक्य वास्तव में गलत है? क्या प्रस्तावित संपादन इच्छित अर्थ को सुरक्षित रखता है? क्या सुझाव दर्शकों, भाषा विविधता और दस्तावेज़ के स्वर के लिए उपयुक्त है? हर सिफारिश को स्वीकार करना दृश्यमान त्रुटियों को हटा सकता है, लेकिन यह आपकी आवाज़ को समतल कर सकता है, नई गलतियां पेश कर सकता है, या सावधानीपूर्वक योग्य दावे को बदल सकता है।

यह शुरुआत-अनुकूल कार्यप्रवाह बताता है कि व्याकरण जांचकर्ता का उपयोग आंखों की दूसरी जोड़ी के रूप में कैसे करें। इसमें तैयारी, वर्तनी, व्याकरण, विराम चिह्न, स्पष्टता, सामंजस्य, गलत सुधार, विशेष दस्तावेज़, और अंतिम मैनुअल समीक्षा शामिल है। लक्ष्य केवल कोई हाइलाइट की गई त्रुटि के बिना एक स्क्रीन तक पहुंचना नहीं है। लक्ष्य ऐसी लेखन तैयार करना है जो सटीक, पठनीय, प्राकृतिक, और अपने उद्देश्य के लिए उपयुक्त हो।

1. ड्राफ़्ट से दूरी बनाएं

लिखने के तुरंत बाद प्रूफरीड करना मुश्किल है क्योंकि आपका मस्तिष्क याद रखता है कि आप क्या कहना चाहते थे। पृष्ठ पर वास्तव में जो शब्द हैं उन्हें पढ़ने के बजाय, आप अनजाने में लापता शब्दों को भर सकते हैं, छोटी वर्तनी की गलतियों को सही कर सकते हैं, और दोहराए गए वाक्यांशों को अनदेखा कर सकते हैं।

यदि समय की अनुमति है, तो प्रूफरीडिंग से पहले दस्तावेज़ से दूर रहें। एक छोटा ईमेल को केवल कुछ मिनटों की आवश्यकता हो सकती है। एक रिपोर्ट, लेख, आवेदन, या शैक्षणिक पत्र कई घंटों या रात भर की ब्रेक से लाभान्वित हो सकते हैं। सटीक प्रतीक्षा अवधि इससे कम महत्वपूर्ण है कि पाठ को पाठक के रूप में देखने के लिए पर्याप्त दूरी बनाई जाए।

प्रूफरीडिंग को ड्राफ़्टिंग से जितना संभव हो अलग रखें। ड्राफ़्टिंग विचारों को उत्पन्न करने और व्यवस्थित करने के बारे में है। संरचनात्मक संपादन तर्क, वर्गों, और अनुच्छेद क्रम की जांच करता है। प्रूफरीडिंग वाक्य-स्तरीय समस्याओं जैसे व्याकरण, वर्तनी, विराम चिह्न, और सामंजस्य पर केंद्रित है। तीनों गतिविधियों को एक साथ संभालने की कोशिश करना प्रत्येक को कम प्रभावी बना सकता है।

Purdue OWL का प्रूफरीडिंग सुझाव सलाह देते हैं कि ऐसी तकनीकें का उपयोग करें जो लेखकों को अपने काम को अधिक उद्देश्यपूर्ण रूप से देखने में मदद करें। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि स्वचालित जांच दस्तावेज़ के प्रति ताज़ा ध्यान देने की आवश्यकता को प्रतिस्थापित नहीं करती है।

2. भाषा, दर्शक और शैली सेट करें

व्यक्तिगत वाक्यों की जांच से पहले, दस्तावेज़ से अनुपालन करने के लिए अपेक्षित नियमों को परिभाषित करें। एक भाषा विविधता में समान अभिव्यक्ति सही हो सकती है और दूसरे में हाइलाइट की जा सकती है। ब्रिटिश और अमेरिकी अंग्रेजी वर्तनी, विराम चिह्न सम्मेलन, सामूहिक संज्ञा, और कुछ शब्दावली विकल्पों में भिन्न होते हैं।

जांच चलाने से पहले दस्तावेज़ भाषा सही तरीके से सेट करें। ब्रिटिश अंग्रेजी में लिखा गया एक मार्ग "organise," "colour," और "centre" का उपयोग कर सकता है, जबकि एक अमेरिकी अंग्रेजी जांचकर्ता "organize," "color," और "center" का सुझाव दे सकता है। ये आवश्यक रूप से गलतियां नहीं हैं, वे शैली विकल्प हैं जो सामंजस्यपूर्ण रहने चाहिए।

Microsoft का Word में व्याकरण, वर्तनी और शैली की जांच करने के लिए आधिकारिक मार्गदर्शन बताता है कि Microsoft संपादक वर्तनी, व्याकरण, संक्षिप्तता, शब्दावली, और औपचारिकता से संबंधित सिफारिशें प्रदान कर सकता है। ये श्रेणियां दिखाती हैं कि प्रूफरीडिंग सेटिंग्स दस्तावेज़ के उद्देश्य से मेल खाना चाहिए।

निर्णय लें कि पाठ को शैक्षणिक, बातचीत, तकनीकी, प्रेरक, मैत्रीपूर्ण, या औपचारिक लगना चाहिए। ग्राहक-समर्थन उत्तर, अनुसंधान पत्र, कानूनी नोटिस, सोशल मीडिया कैप्शन, और बायोडेटा को एक ही वाक्य शैली का उपयोग नहीं करना चाहिए।

यह नोट आपको सुझाव मूल्यांकन के लिए एक मानदंड देता है जो केवल पहले दिखाई देने वाले विकल्प पर निर्भर नहीं है।

3. जांच के लिए स्वच्छ पाठ तैयार करें

व्याकरण जांचकर्ता सामान्य वाक्यों और स्पष्ट अनुच्छेद सीमाओं के साथ सबसे अच्छा काम करते हैं। शुरू करने से पहले अनावश्यक स्वरूपण, टूटी हुई लाइन समाप्ति, कॉपी किए गए नेविगेशन लेबल, HTML टुकड़े, ट्रैकिंग कोड, और असंबंधित पाठ हटाएं।

यदि इनपुट में मेनू आइटम, बटन लेबल, उत्पाद कार्ड, कुकी नोटिस, और पाद लिंक हैं तो पूरे वेबसाइट पृष्ठ को जांचकर्ता में न रखें। उपकरण इन टुकड़ों को अपूर्ण वाक्यों के रूप में व्याख्या कर सकता है और अप्रासंगिक चेतावनियों की एक लंबी सूची उत्पन्न कर सकता है।

एक लंबे दस्तावेज़ को तार्किक अनुभागों में विभाजित करें। आवश्यकता होने पर परिचय, मुख्य अनुभागों, निष्कर्ष, और संदर्भों को अलग से जांचें। छोटे इनपुट तुलना करना आसान है, और आप यह संभावना कम होगी कि कोई सुझाव जो अर्थ बदलता है उसे अनदेखा करें।

यदि आपकी अंतिम सामग्री सजावटी यूनिकोड वर्णों का उपयोग करेगी, तो पहले सामान्य पाठ की प्रूफरीड करें। भाषा को मंजूरी के बाद, आप Mr.Gena Fancy Text Generator के साथ चुनिंदा दृश्य शैलियों को लागू कर सकते हैं। सजावटी वर्णों को कभी-कभी मानक अक्षरों से अलग तरीके से व्याख्या की जा सकती है, इसलिए व्याकरण समीक्षा शैली से पहले होनी चाहिए।

• अनुच्छेद ब्रेक और वाक्य समाप्ति को संरक्षित करें।
• आकस्मिक डबल स्पेस हटाएं।
• सीधे उद्धरणों के चारों ओर उद्धरण चिह्न रखें।
• उद्धरण या पादटिप्पणी चिह्नों को हटाएं नहीं।
• पूर्ण वाक्यों से शीर्षलेख अलग करें।
• मूल ड्राफ़्ट की एक अपरिवर्तित प्रति सहेजें।

मूल को रखना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि कोई सुधार समस्या का परिचय देता है, तो आप नए संस्करण की तुलना वाक्य से कर सकते हैं जो आपने वास्तव में लिखा था।

4. पहली व्याकरण स्कैन चलाएं

Mr.Gena Grammar Checker में एक प्रबंधनीय अनुभाग को पेस्ट करें और विश्लेषण चलाएं। पहली स्कैन हर संपादन स्वीकार करने का क्षण नहीं है। उपकरण द्वारा पहचानी गई समस्याओं की प्रकार का निरीक्षण करके शुरू करें।

सिफारिशों को श्रेणियों में अलग करें:

एक समय में एक श्रेणी के माध्यम से काम करें। यह निर्णय थकान को कम करता है और आवर्ती समस्याओं को पहचानना आसान बनाता है। आप खोज सकते हैं, उदाहरण के लिए, कि अधिकांश चेतावनियों से संबंधित अल्पविराम हैं या उपकरण बार-बार एक कंपनी के नाम को गलत वर्तनी के रूप में चिह्नित करता है।

Google के Google Docs में वर्तनी और व्याकरण की जांच करने के लिए आधिकारिक निर्देश दिखाते हैं कि उपयोगकर्ता सुझाव स्वीकार या अनदेखा कर सकते हैं। यह सरल विकल्प आवश्यक है: सिफारिश की उपस्थिति का मतलब यह नहीं है कि मूल को स्वचालित रूप से प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

5. वर्तनी सुझाव सावधानीपूर्वक समीक्षा करें

वर्तनी सुधार अक्सर समीक्षा करने के लिए सबसे आसान सिफारिशें होती हैं, लेकिन वे जोखिम मुक्त नहीं हैं। एक शब्द सही ढंग से वर्तनी हो सकता है लेकिन वाक्य के लिए गलत है। "Public" और "publish," "form" और "from," या "manager" और "manger" सभी एक बुनियादी शब्दकोश जांच पास कर सकते हैं जबकि गलत विचार व्यक्त करते हैं।

हर वर्तनी सुझाव के चारों ओर पूरे वाक्य को पढ़ें। सत्यापित करें कि प्रतिस्थापन आपका इच्छित शब्द है, केवल समान अक्षरों वाला एक वैध शब्द नहीं।

निम्न से सावधान रहें:

• लोगों के नाम और उपनाम
• कंपनी, उत्पाद, और ब्रांड नाम
• स्थान और सड़क के नाम
• तकनीकी शब्दावली और संक्षिप्ताक्षर
• उद्योग-विशिष्ट शब्दावली
• दूसरी भाषा से उधार लिए गए शब्द
• संवाद में जानबूझकर अनौपचारिक भाषा

यदि कोई सही शब्द बार-बार दिखाई देता है, तो व्यक्तिगत शब्दकोश में केवल विश्वसनीय स्रोत से इसकी वर्तनी सत्यापित करने के बाद जोड़ें। शब्दकोश में गलत वर्तनी वाले उत्पाद नाम को जोड़ना भविष्य के दस्तावेज़ों में समान त्रुटि को छिपाएगा।

होमोफ़ोन को मैनुअल ध्यान की आवश्यकता है क्योंकि वे समान लगते हैं लेकिन अलग अर्थ हैं। उदाहरणों में "their," "there," और "they're" शामिल हैं, "affect" और "effect," और "principal" और "principle।" एक जांचकर्ता कुछ संदर्भपूर्ण गलतियों की पहचान कर सकता है, लेकिन लेखक को अभी भी इच्छित अर्थ की पुष्टि करनी चाहिए।

6. व्याकरण सुधार मूल्यांकन करें

व्याकरण सुझावों को अधिक सहायता की आवश्यकता है क्योंकि एक छोटा संपादन समय, जिम्मेदारी, मात्रा, या निश्चितता को बदल सकता है। प्रत्येक वाक्य में मुख्य संबंध से शुरू करें: कौन या क्या क्रिया कर रहा है, यह कब होता है, और क्या वाक्य एक या कई वस्तुओं का वर्णन करता है।

विषय-क्रिया समझौते की जांच करें:

गलत: अनुशंसाओं की सूची संलग्न है।

सही: अनुशंसाओं की सूची संलग्न है।

विषय "list" है, "recommendations" नहीं, इसलिए एकवचन क्रिया उपयुक्त है।

इसके बाद, क्रिया काल की समीक्षा करें। एक रिपोर्ट पूर्ण अनुसंधान के लिए अतीत काल, स्थापित निष्कर्षों के लिए वर्तमान काल, और नियोजित कार्य के लिए भविष्य काल का उपयोग कर सकती है। एक जांचकर्ता एक वाक्य का सही मूल्यांकन कर सकता है जबकि कई अनुच्छेदों के बीच असंगत आंदोलन को याद करते हैं।

सर्वनाम को भी संदर्भ की आवश्यकता होती है। वाक्य "When the company contacted the supplier, they requested new documents" में, शब्द "they" कंपनी या आपूर्तिकर्ता को संदर्भित कर सकता है। व्याकरण तकनीकी रूप से स्वीकार्य हो सकता है, लेकिन अर्थ अस्पष्ट है। जब अस्पष्टता महत्वपूर्ण हो तो सर्वनाम को इच्छित संज्ञा से बदलें।

"a," "an," और "the" जैसे लेख विशेष रूप से गैर-देशी अंग्रेजी लेखकों के लिए मुश्किल हो सकते हैं। पूछें कि संज्ञा सामान्य, नई शुरुआत, या पाठक के लिए पहले से ज्ञात है। लेख परिवर्तन स्वीकार न करें बिना उस संबंध की जांच किए।

7. संदर्भ में विराम चिह्न की जांच करें

विराम चिह्न केवल सजावट नहीं है। यह वाक्य सीमाओं, लय, जोर, और कभी-कभी अर्थ को नियंत्रित करता है। पूर्ण वाक्य को पढ़कर विराम चिह्न सुझाव मूल्यांकन करें जबकि केवल हाइलाइट किए गए निशान को नहीं देखते।

अल्पविराम सिफारिशें विशेष ध्यान योग्य हैं। एक अल्पविराम परिचयात्मक सामग्री, सूची में वस्तुओं, या एक समन्वय संयोजन द्वारा जुड़े स्वतंत्र खंडों को अलग कर सकता है। यह आम तौर पर एक विषय और इसकी क्रिया के बीच नहीं रखा जाना चाहिए।

गलत: सभी पाँच विभागों से एकत्र की गई जानकारी, सोमवार को समीक्षा की गई थी।

सही: सभी पाँच विभागों से एकत्र की गई जानकारी सोमवार को समीक्षा की गई थी।

एपोस्ट्रॉफ़ भी अक्सर समस्याएं पैदा करते हैं। स्वामित्व को बहुवचन रूपों से अलग करें:

• ग्राहक: एक से अधिक ग्राहक
• ग्राहक का ऑर्डर: एक ग्राहक का ऑर्डर
• ग्राहकों के ऑर्डर: कई ग्राहकों के अंतर्गत ऑर्डर

उद्धरण चिह्नों को सटीक शब्दों के चारों ओर संरक्षित किया जाना चाहिए। एक स्वचालित पुनर्लेखन को एक सीधा उद्धरण को एक अचिह्नित वाक्य में शांति से बदलने न दें। इसी तरह, एक अर्धविराम को निकटता से संबंधित स्वतंत्र खंडों को जोड़ना चाहिए, पहले से ही अधिक भरे हुए निर्माण में हर अल्पविराम को प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए।

जब कोई वाक्य कई विराम चिह्न चेतावनियों को आकर्षित करता है, तो सर्वोत्तम समाधान संरचनात्मक हो सकता है। पहले से ही अधिक भरे हुए निर्माण में अधिक निशान जोड़ने के बजाय इसे दो छोटे वाक्यों में विभाजित करें।

8. अर्थ बदले बिना स्पष्टता में सुधार करें

एक वाक्य व्याकरणिक रूप से सही हो सकता है और फिर भी समझने में मुश्किल होता है। व्याकरण जांचकर्ता वर्बोसिटी, निष्क्रिय आवाज़, जटिल संरचना, या अस्पष्ट भाषा को हाइलाइट कर सकते हैं, लेकिन ये सुझाव अक्सर शैलीगत के बजाय अनिवार्य होते हैं।

इस वाक्य को विचार करें:

मूल: अंतिम निर्णय समर्थन दस्तावेजों की जांच के बाद समीक्षा समिति द्वारा किया गया था।

एक उपकरण सक्रिय आवाज़ की सिफारिश कर सकता है:

संशोधित: समीक्षा समिति ने समर्थन दस्तावेजों की जांच के बाद अंतिम निर्णय लिया।

दूसरा संस्करण छोटा है और स्पष्ट रूप से अभिनेता की पहचान करता है। हालांकि, निष्क्रिय आवाज़ स्वचालित रूप से गलत नहीं है। यह उपयुक्त हो सकता है जब कार्य या परिणाम अभिनेता से अधिक महत्वपूर्ण है, या जब अभिनेता अज्ञात है।

जांचें कि क्या एक स्पष्टता संपादन मूल निश्चितता के स्तर को बरकरार रखता है। "The change may reduce processing time" को "The change reduces processing time" में नहीं बदलना चाहिए जब तक कि सबूत मजबूत दावे का समर्थन न करे।

यदि वाक्य को एक मामूली सुधार से अधिक की आवश्यकता है, तो हमारे गाइड से अर्थ-पहले प्रक्रिया का उपयोग करें अर्थ बदले बिना पुनर्लेखन कैसे करें। मुख्य दावे, शर्तों, और सीमाओं की पहचान करने से पहले वाक्य को पुनः बनाएं।

9. पूरे दस्तावेज़ में सामंजस्य की जांच करें

एक व्याकरण जांचकर्ता आम तौर पर स्थानीय भाषा पैटर्न की समीक्षा करता है, लेकिन पाठक पूर्ण दस्तावेज़ का अनुभव करते हैं। वाक्य-स्तरीय समस्याओं को हल करने के बाद, शीर्षलेख, सूचियों, संख्याओं, पूंजीकरण, शब्दावली, और टोन में सामंजस्य देखें।

यदि आप एक अनुभाग में "email" लिखते हैं, तो दूसरे जगह "e-mail" में स्विच करने से बचें जब तक कि आवश्यक शैली गाइड अन्यथा न कहे। "website" या "web site," "customer support team" या "support department" चुनें, और चयनित शब्द का सामंजस्यपूर्वक उपयोग करें।

सूचियों में समानांतर संरचना की जांच करें। यदि पहली दो वस्तुएं क्रिया से शुरू होती हैं, तो शेष वस्तुएं आम तौर पर समान पैटर्न का पालन करना चाहिए:

Mr.Gena Word Counter का उपयोग करके शब्द, वर्ण, वाक्य, और पढ़ने के समय की जानकारी समीक्षा करें। ये माप लेखन गुणवत्ता निर्धारित नहीं करते हैं, लेकिन वे असामान्य रूप से लंबे अनुभागों, शीर्षक-लंबाई समस्याओं, या एक ऐसे दस्तावेज़ को प्रकट कर सकते हैं जो अपनी आवश्यक सीमा से अधिक है।

अंत में, शीर्षलेखों की स्वतंत्र रूप से जांच करें। शीर्षलेख अक्सर टुकड़े होते हैं, इसलिए एक जांचकर्ता गलत तरीके से वाक्य-समाप्ति विराम चिह्न या अतिरिक्त शब्दों की सिफारिश कर सकता है। एक पूंजीकरण और विराम चिह्न सिस्टम को सामंजस्यपूर्वक लागू करें प्रत्येक शीर्षलेख सुझाव को अलग से स्वीकार करने के बजाय।

10. प्रत्येक सुझाव स्वीकार या अस्वीकार करें

स्वचालित प्रूफरीडिंग में केंद्रीय कौशल मूल्यांकन है। हर सिफारिश के लिए, मूल और प्रस्तावित संस्करणों की तुलना करें और चार प्रश्नों का उत्तर दें:

1. क्या मूल वाक्य वास्तव में गलत है?
2. क्या सुझाव इच्छित अर्थ को सुरक्षित रखता है?
3. क्या यह दस्तावेज़ के दर्शकों और टोन के अनुरूप है?
4. क्या यह आसपास के वाक्यों के साथ सामंजस्यपूर्ण रहता है?

सुझाव स्वीकार करें जब यह स्पष्ट रूप से एक त्रुटि को सुधारे बिना दूसरी समस्या बनाए। मैनुअल रूप से संपादित करें जब उपकरण वास्तविक समस्या की पहचान करता है लेकिन अनावश्यक प्रतिस्थापन प्रस्तावित करता है। इसे अस्वीकार करें जब मूल सही हो, सिफारिश अर्थ बदले, या शब्दांकन किसी शैली गाइड द्वारा आवश्यक हो।

उदाहरण के लिए:

मूल: न तो प्रबंधक और न ही सहायक उपलब्ध थे।

एक जांचकर्ता "was" की सिफारिश कर सकता है क्योंकि "neither" अक्सर एकवचन क्रिया के साथ दिखाई देता है। इस निर्माण में, हालांकि, समझौता आम तौर पर क्रिया के निकटतम विषय का पालन करता है। चूंकि "assistants" बहुवचन है, "were" अनुसरण करने वाली शैली के आधार पर उपयुक्त हो सकता है। यह है कि क्यों संदर्भ और स्थापित उपयोग महत्वपूर्ण हैं।

अनिश्चित होने पर, शब्दकोश, शैली गाइड, आधिकारिक शब्दावली पृष्ठ, या जानकारी संपादक से सलाह लें। एक आत्मविश्वासी लेकिन अपूर्ण संपादन का परिचय देने के बजाय एक सुझाव को अस्थायी रूप से अनसुलझा छोड़ना बेहतर है।

11. विशेष दस्तावेज़ों की प्रूफरीड करें

विभिन्न दस्तावेज़ विभिन्न जोखिम बनाते हैं। एक आकस्मिक संदेश संकुचन और टुकड़ों को सहन कर सकता है, जबकि एक शैक्षणिक पत्र सावधान उद्धरण और औपचारिक संरचना की आवश्यकता होती है। एक बायोडेटा को संक्षिप्त, समानांतर बुलेट बिंदुओं की आवश्यकता है। तकनीकी दस्तावेज़ को सटीक आदेशों और विशेषज्ञ शब्दावली को सुरक्षित रखना होगा।

बायोडेटा और आवेदन

बायोडेटा बुलेट बिंदु अक्सर विषय "I" को छोड़ते हैं, इसलिए वे टुकड़ों के रूप में हाइलाइट किए जा सकते हैं यहां तक कि जब वे सामान्य बायोडेटा सम्मेलनों का पालन करते हैं। सुसंगत क्रिया क्रिया, काल, तारीखें, पूंजीकरण, और मापनीय उपलब्धियों पर ध्यान दें।

हमारा गाइड पेशेवर बायोडेटा कैसे बनाएं पर संपादन, प्रासंगिकता, संरचना, और स्वरूपण एक साथ कैसे काम करते हैं, यह समझाता है। शब्दों को प्रूफरीड करने के बाद, आप Mr.Gena Free Resume Builder का उपयोग करके अनुमोदित जानकारी को एक-पृष्ठ PDF बायोडेटा में व्यवस्थित कर सकते हैं।

शैक्षणिक और अनुसंधान लेखन

उद्धरण, उद्धरण प्रारूप, चर, वैज्ञानिक संकेतन, या अध्ययन परिणाम बदलने वाले सुधारों की अनुमति न दें। पुनर्लेखित जानकारी की अपने स्रोत से तुलना करें और उपयुक्त आरोपण संरक्षित करें।

Mr.Gena Plagiarism Checker एक अतिरिक्त मौलिकता समीक्षा प्रदान कर सकता है, लेकिन व्याकरण और साहित्यिक चोरी जांच विभिन्न प्रश्नों का उत्तर देते हैं। एक व्याकरणिक रूप से सही मार्ग फिर भी अनुद्धृत स्रोत सामग्री का उपयोग कर सकता है, जबकि एक मौलिक मार्ग फिर भी भाषा त्रुटि हो सकता है।

विपणन और वेबसाइट सामग्री

इरादा ब्रांड शब्दावली, बटन लेबल, और उत्पाद नामों को संरक्षित करें। एक ही समय में, ब्रांड भाषा को भ्रमकारी व्याकरण के लिए बहाना मत बनने दें। महत्वपूर्ण कॉल-टू-एक्शन को अपने वास्तविक पृष्ठ लेआउट में परीक्षण करें क्योंकि एक वाक्य जो एक जांचकर्ता में स्पष्ट दिखता है एक छोटे बटन या कार्ड के अंदर रखा जाने पर अनावश्यक हो सकता है।

12. अंतिम मानव समीक्षा पूर्ण करें

स्वचालित सुझावों को हल करने के बाद, पूरे दस्तावेज़ को जांचकर्ता पैनल को खुला किए बिना दोबारा पढ़ें। यह अंतिम पास पाठक के रूप में अनुभव करने के परिणाम का मूल्यांकन करता है।

धीमी गति से और जोर से पढ़ें। आपका कान लापता शब्दों, दोहराए गए वाक्यांशों, असंगत लय, और बहुत लंबे वाक्यों को पकड़ सकता है जो आपकी आंखें अनदेखा करती हैं। यदि आप बहुत जल्दी पढ़ते हैं तो एक उंगली या कर्सर को हर पंक्ति के नीचे रखें।

एक बार में एक श्रेणी की जांच करें:

• नाम, तारीखें, कीमत, माप, और प्रतिशत
• शीर्षलेख और पूंजीकरण
• वाक्य समाप्ति और उद्धरण चिह्न
• लिंक, उद्धरण, और पादटिप्पणी
• संख्यात्मक चरण और बुलेट-बिंदु संरचना
• दोहराए गए या लापता शब्द
• काल या टोन में अप्रत्याशित परिवर्तन
• सुधारे गए पाठ को कॉपी करने के बाद स्वरूपण

यदि दस्तावेज़ में लेखक सूची, ग्रंथसूची, शब्दावली, कीवर्ड सूची, या वर्णक्रम सूचकांक है, तो Mr.Gena Alphabetize Tool प्रविष्टियों को सॉर्ट कर सकता है और आकस्मिक डुप्लिकेट को हटा सकता है। परिणाम को मैनुअल रूप से समीक्षा करें क्योंकि कुछ उद्धरण सिस्टम लेख को अनदेखा करते हैं या विशेष सरनाम नियम लागू करते हैं।

अंत में, दस्तावेज़ के मूल उद्देश्य पर लौटें। क्या मुख्य संदेश अभी भी स्पष्ट है? क्या कोई स्वीकृत सुझाव महत्वपूर्ण योग्यता को हटाया? क्या पाठ अभी भी अपने लेखक की तरह लगता है? क्या कॉल टू एक्शन, निष्कर्ष, या सिफारिश की पहचान करना आसान है?

सामान्य व्याकरण जांचकर्ता प्रश्न

क्या मुझे हर व्याकरण सुझाव स्वीकार करना चाहिए?

नहीं। व्याकरण जांचकर्ता पैटर्न और संभावित समस्याओं की पहचान करते हैं, लेकिन वे हर इच्छित अर्थ, विशेषज्ञ शब्द, शैली विकल्प, या ब्रांड अभिव्यक्ति को पूरी तरह नहीं समझते हैं। हर सिफारिश की समीक्षा करें और इसे केवल तभी स्वीकार करें जब यह अर्थ बदले बिना वाक्य में सुधार करे।

व्याकरण जांचकर्ता सही वाक्य को क्यों हाइलाइट करता है?

वाक्य एक असामान्य निर्माण, तकनीकी शब्द, उचित नाम, बोली विकल्प, जानबूझकर टुकड़े, या शैली-गाइड अपवाद का उपयोग कर सकता है। जांचकर्ता के पास यह पहचानने के लिए पर्याप्त संदर्भ नहीं हो सकता कि कोई सर्वनाम या विशेषज्ञ शब्द किस बात का संदर्भ देता है।

क्या व्याकरण जांचकर्ता पठनीयता में सुधार कर सकता है?

यह कुछ लंबे वाक्यों, निष्क्रिय निर्माणों, दोहराए गए शब्दों, और जटिल वाक्यांशों की पहचान कर सकता है। हालांकि, पठनीयता व्याकरण से व्यापक है। तार्किक क्रम, दर्शक ज्ञान, उदाहरण, शीर्षलेख, और अनुच्छेद संरचना भी यह प्रभावित करती है कि पाठक दस्तावेज़ को कितनी आसानी से समझते हैं।

क्या निष्क्रिय आवाज़ व्याकरणिक रूप से गलत है?

नहीं। निष्क्रिय आवाज़ एक वैध व्याकरणिक संरचना है। यह तब समस्या बन जाती है जब यह महत्वपूर्ण जिम्मेदारी को छिपाता है, अनावश्यक वर्बोसिटी बनाता है, या वाक्य को समझने में मुश्किल बनाता है। यह उपयुक्त हो सकता है जब क्रिया या परिणाम अभिनेता से अधिक महत्वपूर्ण है।

क्या मुझे ड्राफ़्टिंग करते समय जांचकर्ता चलाना चाहिए?

आप कर सकते हैं, लेकिन निरंतर सुधार आपकी सोच को बाधित कर सकते हैं। कई लेखक तेजी से काम करते हैं जब वे पहले एक अनुभाग पूरा करते हैं, इसके विचारों को संशोधित करते हैं, और बाद में व्याकरण जांच चलाते हैं। जरूरी ईमेल और छोटे संदेश लिखे जाते समय जांचे जा सकते हैं।

क्या शून्य-त्रुटि परिणाम का मतलब है कि लेखन तैयार है?

आवश्यक नहीं। एक दस्तावेज़ में कोई पता चला व्याकरण त्रुटि नहीं हो सकता है और फिर भी अस्पष्ट, अपूर्ण, दोहराव, खराब संगठित, या अपने दर्शकों के लिए अनुपयुक्त हो सकता है। स्वचालित जांच के बाद मैनुअल अर्थ और पठनीयता समीक्षा की जानी चाहिए।

निष्कर्ष: उपकरण को समस्याएं खोजने दें, फिर निर्णय का उपयोग करें

एक व्याकरण जांचकर्ता तब सबसे मूल्यवान होता है जब वह इसे प्रतिस्थापित करने के बजाय विचारशील प्रूफरीडिंग का समर्थन करता है। यह एक दस्तावेज़ को जल्दी स्कैन कर सकता है, पैटर्न की पहचान कर सकता है, और उन वाक्यों पर ध्यान आकर्षित कर सकता है जो दूसरी नज़र के योग्य हैं। लेखक की जिम्मेदारी तय करना है कि कौन से परिवर्तन सटीक और उपयुक्त हैं।

स्वच्छ पाठ तैयार करें, भाषा और दर्शकों को परिभाषित करें, एक बार में एक श्रेणी की समीक्षा करें, और हर सुझाव की इच्छित अर्थ के साथ तुलना करें। स्पष्ट सुधारों को स्वीकार करें, अनावश्यक सिफारिशों को मैनुअल रूप से मरम्मत करें, और संपादन को अस्वीकार करें जो सटीकता या आवाज़ को नुकसान पहुंचाते हैं।

सर्वोत्तम परिणाम कोई रंगीन रेखांकन के बिना एक दस्तावेज़ नहीं है। यह एक दस्तावेज़ है जो अपना संदेश स्पष्ट, सामंजस्यपूर्वक और विश्वसनीय रूप से संप्रेषित करता है, और फिर भी उस व्यक्ति या संगठन की तरह लगता है जिसने इसे लिखा था।