Проверка грамматики для начинающих: проверяйте быстрее без плохих правок

Проверка грамматики может найти пропущенный артикль, неправильную форму глагола, повторяющееся слово или ошибку пунктуации за считанные секунды. Однако она не может взять на себя полную ответственность за значение вашего предложения. Это различие является основой эффективной автоматизированной корректуры.

Каждое предложение следует рассматривать как вопрос, а не как команду. Действительно ли предложение неправильно? Сохраняет ли предложенное редактирование предполагаемое значение? Подходит ли предложение для аудитории, языкового варианта и тона документа? Принятие каждой рекомендации может устранить видимые ошибки, но также может упростить ваш стиль, вызвать новые ошибки или изменить тщательно сформулированное утверждение.

Этот удобный для новичков рабочий процесс объясняет, как использовать проверку грамматики как вспомогательный инструмент. Он охватывает подготовку, орфографию, грамматику, пунктуацию, ясность, согласованность, ложные исправления, специализированные документы и окончательную ручную проверку. Цель состоит не просто в достижении экрана без выделенных ошибок. Цель состоит в создании текста, который точен, понятен, естествен и соответствует своему назначению.

1. Создайте расстояние от текста

Проверка орфографии сразу же после написания затруднена, потому что ваш мозг помнит, что вы имели в виду. Вместо чтения слов, которые фактически находятся на странице, вы можете бессознательно заполнять пропущенные слова, исправлять небольшие ошибки орфографии и упускать повторяющиеся фразы.

Если позволяет время, отойдите от документа перед проверкой. Короткое письмо может потребовать всего несколько минут. Отчет, статья, заявление или научная работа могут потребовать нескольких часов или перерыва на ночь. Точный период ожидания менее важен, чем создание достаточного расстояния для восприятия текста как читатель.

Отделяйте проверку от написания как можно больше. Написание направлено на генерирование и организацию идей. Структурное редактирование проверяет аргументы, разделы и порядок абзацев. Проверка сосредоточена на проблемах уровня предложений, таких как грамматика, орфография, пунктуация и согласованность. Попытка одновременно справиться со всеми тремя видами деятельности может снизить эффективность каждого из них.

Рекомендации Purdue OWL по проверке орфографии рекомендуют использовать методы, которые помогают авторам смотреть на свою работу более объективно. Это важно, потому что автоматизированная проверка не заменяет необходимость подходить к документу со свежим взглядом.

2. Установите язык, аудиторию и стиль

Перед проверкой отдельных предложений определите правила, которым должен соответствовать документ. Одно выражение может быть правильным в одном языковом варианте и помечено как ошибка в другом. Британский и американский английский различаются по орфографии, соглашениям пунктуации, собирательным существительным и некоторым словарным выборам.

Установите язык документа правильно перед проведением проверки. Отрывок, написанный британским английским, может использовать "organise", "colour" и "centre", в то время как проверка американского английского может предложить "organize", "color" и "center". Это не обязательно ошибки, а выбор стиля, который должен оставаться согласованным.

Официальное руководство Microsoft по проверке грамматики, орфографии и стиля в Word объясняет, что Microsoft Editor может предоставлять рекомендации, связанные с орфографией, грамматикой, лаконичностью, словарем и формальностью. Эти категории показывают, почему параметры проверки должны соответствовать назначению документа.

Решите, должен ли текст звучать академично, разговорно, технически, убедительно, дружелюбно или формально. Также определите аудиторию. Ответ в поддержку клиентов, исследовательская работа, юридическое уведомление, подпись в социальных сетях и резюме не должны использовать одинаковый стиль предложений.

Эта заметка дает вам стандарт для оценки предложений вместо того, чтобы полагаться на любую альтернативу, которая первой появляется.

3. Подготовьте чистый текст для проверки

Проверка грамматики работает лучше всего с нормальными предложениями и четкими границами абзацев. Удалите ненужное форматирование, разорванные концы строк, скопированные ярлыки навигации, фрагменты HTML, коды отслеживания и несвязанный текст перед началом.

Не помещайте всю веб-страницу в проверку, если содержимое включает пункты меню, ярлыки кнопок, карточки товаров, уведомления об отслеживании и ссылки подвала. Инструмент может интерпретировать эти фрагменты как неполные предложения и генерировать длинный список неуместных предупреждений.

Разделите длинный документ на логические разделы. Проверьте введение, основные разделы, заключение и ссылки отдельно при необходимости. Меньшие входные данные легче сравнивать, и вы с меньшей вероятностью упустите предложение, которое изменяет смысл.

Если ваш окончательный контент будет использовать декоративные символы Unicode, сначала проверьте обычный текст. После утверждения языка вы можете применить выбранные визуальные стили с помощью генератора причудливого текста Mr.Gena. Декоративные символы иногда могут интерпретироваться иначе, чем стандартные буквы, поэтому проверка грамматики должна происходить перед стилизацией.

• Сохраняйте разрывы абзацев и концы предложений.
• Удалите случайные двойные пробелы.
• Сохраняйте кавычки вокруг прямых цитат.
• Не удаляйте цитирования или маркеры сносок.
• Отделяйте заголовки от полных предложений.
• Сохраняйте неизменную копию исходного текста.

Сохранение оригинала особенно важно. Если исправление вызывает проблему, вы должны иметь возможность сравнить новую версию с предложением, которое вы фактически написали.

4. Проведите первую проверку грамматики

Вставьте один управляемый раздел в проверку грамматики Mr.Gena и запустите анализ. Первая проверка не является моментом для принятия каждого редактирования. Начните с наблюдения типов проблем, которые инструмент идентифицирует.

Разделите рекомендации на категории:

Пройдите через одну категорию за раз. Это уменьшает усталость от принятия решений и облегчает распознавание повторяющихся проблем. Вы можете обнаружить, например, что большинство предупреждений касаются запятых или что инструмент постоянно помечает название компании как неправильное.

Официальные инструкции Google по проверке орфографии и грамматики в Google Docs показывают, что пользователи могут принимать или игнорировать предложения. Этот простой выбор существенен: наличие рекомендации не означает, что оригинал должен быть автоматически заменен.

5. Внимательно проверьте рекомендации по орфографии

Исправления орфографии часто являются самыми простыми для проверки рекомендациями, но они не лишены риска. Слово может быть правильно написано, но неправильно для предложения. "Public" и "publish", "form" и "from" или "manager" и "manger" могут все пройти базовую проверку словаря, выражая неверную идею.

Прочитайте все предложение вокруг каждого предложения орфографии. Убедитесь, что замена это слово, которое вы имели в виду, а не просто допустимое слово с похожими буквами.

Будьте осторожны с:

• Имена и фамилии людей
• Названия компаний, товаров и брендов
• Места и названия улиц
• Технические словарь и аббревиатуры
• Терминология, специфичная для отрасли
• Слова, заимствованные из другого языка
• Намеренный неформальный язык в диалоге

Если правильный термин появляется повторно, добавьте его в личный словарь только после проверки его орфографии из надежного источника. Добавление неправильно написанного названия товара в словарь будет скрывать ту же ошибку во всех будущих документах.

Омофоны требуют ручного внимания, потому что они звучат похоже, но имеют разные значения. Примеры включают "their", "there" и "they're"; "affect" и "effect"; и "principal" и "principle". Проверка может выявить некоторые контекстные ошибки, но автор все равно должен подтвердить предполагаемое значение.

6. Оцените грамматические исправления

Грамматические предложения требуют большего суждения, поскольку небольшое редактирование может изменить время, ответственность, количество или определенность. Начните с основного отношения в каждом предложении: кто или что выполняет действие, когда оно происходит и описывает ли предложение один или несколько предметов.

Проверьте согласование подлежащего и глагола:

Неправильно: Список рекомендаций являются приложением.

Правильно: Список рекомендаций является приложением.

Подлежащее это "список", а не "рекомендации", поэтому единственное число глагола уместно.

Далее проверьте время глагола. Отчет может использовать прошедшее время для завершенного исследования, настоящее время для установленных результатов и будущее время для запланированной работы. Проверка может правильно оценить одно предложение, пропустив несогласованное движение между несколькими абзацами.

Местоимения также нуждаются в контексте. В предложении "Когда компания связалась с поставщиком, они попросили новые документы", слово "они" может относиться к компании или поставщику. Грамматика может быть технически приемлемой, но смысл неясен. Замените местоимение предполагаемым существительным, когда двусмысленность имеет значение.

Артикли, такие как "a", "an" и "the", могут быть сложными, особенно для авторов английского языка не в качестве родного. Спросите, является ли существительное общим, недавно введенным или уже известным читателю. Не принимайте изменение артикля без проверки этого отношения.

7. Проверьте пунктуацию в контексте

Пунктуация это не просто украшение. Она контролирует границы предложений, ритм, акцент и иногда смысл. Оцените рекомендации пунктуации, прочитав полное предложение, а не смотря только на выделенный знак.

Рекомендации по запятым заслуживают особого внимания. Запятая может отделять вводный материал, элементы списка или независимые предложения, соединенные координирующим союзом. Обычно она не должна размещаться между подлежащим и его глаголом.

Неправильно: Информация, собранная из всех пяти отделов, была проверена в понедельник.

Правильно: Информация, собранная из всех пяти отделов была проверена в понедельник.

Апострофы также вызывают частые проблемы. Различайте притяжание от множественного числа:

• Customers: Более одного клиента
• Customer's order: Заказ одного клиента
• Customers' orders: Заказы, принадлежащие нескольким клиентам

Кавычки должны быть сохранены вокруг точной фразировки. Не позволяйте автоматическому переписыванию превращать прямую цитату в неразмеченное предложение. Аналогично, точка с запятой должна соединять тесно связанные независимые предложения, а не заменять каждую запятую в длинном предложении.

Когда предложение привлекает несколько предупреждений о пунктуации, лучшее решение может быть структурным. Разделите его на два более коротких предложения, а не добавляйте больше знаков к уже перегруженной конструкции.

8. Улучшите ясность без изменения смысла

Предложение может быть грамматически правильным и все еще быть сложным для понимания. Проверка грамматики может помечать многословие, пассивный залог, сложную структуру или неясный язык, но эти предложения часто являются стилистическими, а не обязательными.

Рассмотрите это предложение:

Оригинал: Окончательное решение было принято комитетом по рассмотрению после изучения вспомогательных документов.

Инструмент может рекомендовать активный залог:

Переработанный: Комитет по рассмотрению принял окончательное решение после изучения вспомогательных документов.

Вторая версия короче и четко определяет субъект. Однако пассивный залог не автоматически неправильный. Он может быть уместным, когда действие или результат более важны, чем субъект, или когда субъект неизвестен.

Проверьте, сохраняет ли редактирование ясности оригинальный уровень определенности. "Это изменение может уменьшить время обработки" не должно становиться "Это изменение уменьшает время обработки", если доказательства не поддерживают более сильное утверждение.

Если предложение требует больше, чем незначительного исправления, используйте процесс "сначала смысл" из нашего руководства по переформулированию без изменения смысла. Определите основное утверждение, условия и ограничения перед перестройкой предложения.

9. Проверьте согласованность во всем документе

Проверка грамматики обычно проверяет локальные языковые шаблоны, но читатели испытывают полный документ. После разрешения проблем уровня предложений, ищите согласованность между заголовками, списками, числами, капитализацией, терминологией и тоном.

Если вы пишете "email" в одном разделе, избегайте переключения на "e-mail" в другом месте, если руководство требуемого стиля не говорит иное. Выберите "website" или "web site", "customer support team" или "support department" и используйте выбранный термин согласованно.

Проверьте параллельную структуру в списках. Если первые два элемента начинаются с глаголов, остальные элементы обычно должны следовать тому же шаблону:

Используйте инструмент подсчета слов Mr.Gena для проверки информации о количестве слов, символов, предложений и времени чтения. Эти измерения не определяют качество письма, но они могут выявить необычно длинные разделы, проблемы длины названия или документ, превышающий требуемый лимит.

Наконец, проверьте заголовки независимо. Заголовки часто являются фрагментами, поэтому проверка может неправильно рекомендовать пунктуацию конца предложения или дополнительные слова. Применяйте одну систему капитализации и пунктуации согласованно, вместо принятия каждого предложения заголовка отдельно.

10. Примите или отклоните каждое предложение

Центральный навык в автоматизированной корректуре это оценка. Для каждой рекомендации сравните оригинальную и предложенную версии и ответьте на четыре вопроса:

1. Действительно ли оригинальное предложение неправильно?
2. Сохраняет ли предложение предполагаемое значение?
3. Подходит ли оно для аудитории и тона документа?
4. Остается ли оно согласованным с окружающими предложениями?

Примите предложение, когда оно четко исправляет ошибку без создания другой проблемы. Редактируйте его вручную, когда инструмент определяет реальную проблему, но предлагает неловкую замену. Отклоните его, когда оригинал правильный, рекомендация изменяет смысл или формулировка требуется руководством по стилю.

Например:

Оригинал: Ни менеджер, ни помощники не были доступны.

Проверка может рекомендовать "был", потому что "ни" часто появляется с единственным глаголом. В этой конструкции согласование обычно следует подлежащему ближайшему к глаголу. Поскольку "помощники" во множественном числе, "были" может быть уместно в зависимости от применяемого стиля. Вот почему контекст и установленное использование имеют значение.

Когда неуверены, обратитесь к словарю, руководству по стилю, странице официальной терминологии или знающему редактору. Лучше оставить одно предложение временно неразрешенным, чем вводить самоуверенное, но неточное редактирование.

11. Проверьте специализированные документы

Различные документы создают различные риски. Случайное сообщение может допускать сокращения и фрагменты, в то время как академическая работа требует тщательного цитирования и формальной структуры. Резюме требует кратких параллельных пулетов. Техническая документация должна сохранять точные команды и специальную терминологию.

Резюме и заявления

Пулеты резюме часто опускают подлежащее "я", поэтому они могут быть помечены как фрагменты, даже если они следуют нормальным соглашениям резюме. Сосредоточьтесь на последовательных глаголах действия, времени, датах, капитализации и измеримых достижениях.

Наше руководство по созданию профессионального резюме объясняет, как редактирование, релевантность, структура и форматирование работают вместе. После проверки формулировки вы можете использовать свободный конструктор резюме Mr.Gena для организации одобренной информации в одностраничное резюме PDF.

Академическое и исследовательское письмо

Не позволяйте исправлениям изменять цитаты, форматы цитирования, переменные, научные обозначения или результаты исследований. Проверьте переформулированную информацию по отношению к источнику и сохраняйте надлежащее обозначение авторства.

Проверка оригинальности Mr.Gena может предоставить дополнительный обзор оригинальности, но проверка грамматики и плагиата отвечают на различные вопросы. Грамматически идеальный отрывок может все еще использовать материал источника без цитирования, в то время как оригинальный отрывок может все еще содержать языковые ошибки.

Маркетинговый и веб-контент

Сохраняйте намеренную терминологию бренда, ярлыки кнопок и названия продуктов. В то же время избегайте позволения языку бренда становиться оправданием для запутанной грамматики. Протестируйте важные призывы к действию в их фактическом макете страницы, потому что предложение, которое выглядит четко в проверке, может выглядеть неловко при размещении внутри маленькой кнопки или карточки.

12. Завершите окончательную ручную проверку

После разрешения автоматизированных предложений прочитайте полный документ еще раз без открытой панели проверки. Эта окончательная проверка оценивает результат так, как его испытал бы читатель.

Читайте медленно и вслух. Ваше ухо может уловить пропущенные слова, повторяющиеся фразы, неестественный ритм и слишком длинные предложения, которые ваши глаза могут пропустить. Поместите палец или курсор под каждой строкой, если вы склонны читать слишком быстро.

Проверьте одну категорию за раз:

• Имена, даты, цены, измерения и проценты
• Заголовки и капитализация
• Концы предложений и кавычки
• Ссылки, цитирования и сноски
• Нумерованные шаги и структура пулет
• Повторяющиеся или пропущенные слова
• Неожиданные изменения во времени или тоне
• Форматирование после копирования исправленного текста

Если документ содержит список авторов, библиографию, глоссарий, список ключевых слов или алфавитный индекс, инструмент алфавитизации Mr.Gena может сортировать записи и удалять случайные дубликаты. Проверьте результат вручную, потому что некоторые системы цитирования игнорируют артикли или применяют специальные правила для фамилий.

Наконец, вернитесь к оригинальной цели документа. Остается ли основное сообщение ясным? Удалило ли какое-либо принятое предложение важное уточнение? Звучит ли текст как его автор? Легко ли определить призыв к действию, заключение или рекомендацию?

Вопросы по проверке грамматики

Должен ли я принимать каждое предложение грамматики?

Нет. Проверка грамматики определяет шаблоны и возможные проблемы, но не полностью понимает каждое предполагаемое значение, специальный термин, выбор стиля или выражение бренда. Проверьте каждую рекомендацию и примите ее только, когда она улучшает предложение без изменения его назначения.

Почему проверка грамматики помечает правильное предложение?

Предложение может использовать необычную конструкцию, технический термин, собственное имя, выбор диалекта, намеренный фрагмент или исключение руководства по стилю. Проверка также может не иметь достаточного контекста для определения того, на что ссылается местоимение или специальный термин.

Может ли проверка грамматики улучшить читаемость?

Она может определить некоторые длинные предложения, пассивные конструкции, повторяющиеся слова и сложные фразы. Читаемость шире, чем грамматика, однако. Логический порядок, знание аудитории, примеры, заголовки и структура абзацев также влияют на то, как легко читатели понимают документ.

Является ли пассивный залог грамматически неправильным?

Нет. Пассивный залог это действительная грамматическая структура. Она становится проблемой, когда она скрывает важную ответственность, создает ненужное многословие или делает предложение трудным для следования. Она может быть уместна, когда действие или результат важнее, чем субъект.

Должен ли я запускать проверку во время написания?

Вы можете, но постоянные исправления могут прерывать ваше мышление. Многие авторы работают быстрее, когда они сначала завершают раздел, пересматривают его идеи и затем запускают проверку грамматики. Срочные письма и короткие сообщения могут быть проверены по мере их написания.

Означает ли результат без ошибок, что письмо готово?

Не обязательно. Документ может не содержать выявленных грамматических ошибок и все еще быть неясным, неточным, повторяющимся, плохо организованным или неподходящим для его аудитории. Автоматизированная проверка должна сопровождаться ручной проверкой смысла и читаемости.

Вывод: позвольте инструменту найти проблемы, затем используйте суждение

Проверка грамматики наиболее ценна, когда она поддерживает продуманную корректуру, а не заменяет ее. Она может быстро просканировать документ, определить шаблоны и обратить внимание на предложения, которые заслуживают еще одного взгляда. Ответственность автора состоит в том, чтобы решить, какие изменения точны и уместны.

Подготовьте чистый текст, определите язык и аудиторию, проверьте одну категорию за раз и сравните каждое предложение с предполагаемым смыслом. Примите четкие исправления, вручную отремонтируйте неловкие рекомендации и отклоните редактирования, которые повреждают точность или стиль.

Лучший результат это не документ без цветных подчеркиваний. Это документ, который четко, согласованно и достоверно передает свое сообщение, и все еще звучит как человек или организация, которая его написала.