अव्यवस्थित सूचियों से A–Z तक: 12-चरण वर्णक्रम प्रणाली

एक छोटी सूची को हाथ से वर्णक्रमानुसार क्रमबद्ध करना आसान दिखता है। जब सूची में सैकड़ों प्रविष्टियां, असंगत बड़े अक्षर, डुप्लिकेट पंक्तियां, अतिरिक्त रिक्त स्थान, उच्चारण वाले वर्ण, शीर्षक, उपनाम, संख्याएं या जानकारी हो जो प्रत्येक नाम से जुड़ी रहनी चाहिए, तो यह कार्य आश्चर्यजनक रूप से त्रुटि-प्रवण हो जाता है।

एक असावधान क्रमबद्धता एक ग्राहक को ईमेल पते से अलग कर सकती है, एक उत्पाद को उसके स्टॉक कोड से दूर कर सकती है, एक ही प्रविष्टि को कई स्थानों पर रख सकती है, या एक शैक्षणिक संदर्भ सूची को उद्धरण के गलत भाग के अनुसार संगठित कर सकती है। परिणाम स्वच्छ दिख सकता है, लेकिन कम विश्वसनीय हो जाता है।

यह मार्गदर्शिका उपयोगी संरचना को खोए बिना सूचियों को व्यवस्थित करने के लिए एक सुसंगत प्रणाली प्रस्तुत करती है। इसमें तैयारी, क्रमबद्ध दिशा, बड़े अक्षर, खाली स्थान, डुप्लिकेट, नाम, संगठन, संदर्भ, कीवर्ड, बहुभाषी प्रविष्टियां और अंतिम सत्यापन शामिल हैं। लक्ष्य केवल शब्दों को A–Z क्रम में रखना नहीं है। यह एक सूची बनाना है जो सटीक, समझने योग्य और अपने अगले उपयोग के लिए तैयार रहे।

1. परिभाषित करें कि एक सूची आइटम क्या प्रतिनिधित्व करता है

क्रमबद्ध करने से पहले, तय करें कि सूची में एक आइटम वास्तव में क्या दर्शाता है। यह एक शब्द, एक पूर्ण पंक्ति, एक व्यक्ति, एक कंपनी, एक ग्रंथ सूची प्रविष्टि, या एक रिकॉर्ड हो सकता है जिसमें कई जुड़े हुए क्षेत्र हों।

यह निर्णय जो कुछ भी आता है उसे नियंत्रित करता है। यदि प्रत्येक पंक्ति में एक उत्पाद नाम है, तो पंक्तियों को क्रमबद्ध करना सीधा है। यदि प्रत्येक उत्पाद तीन पंक्तियां लेता है, नाम, स्टॉक कोड और कीमत, तो व्यक्तिगत पंक्तियों को क्रमबद्ध करने से उन विवरणों के बीच संबंध नष्ट हो जाएगा।

इस उदाहरण पर विचार करें:

Alpine Desk Lamp | SKU-184 | In stock
Cedar Office Chair | SKU-207 | Low stock
Brookfield Table | SKU-153 | In stock

उपयोगी क्रमबद्धता इकाई पूर्ण उत्पाद रिकॉर्ड है, न कि किसी रिक्त स्थान या ऊर्ध्वाधर पट्टी द्वारा अलग किए गए प्रत्येक शब्द को। उत्पाद नाम के अनुसार क्रमबद्ध करने के बाद, प्रत्येक स्टॉक कोड और उपलब्धता स्थिति को अपने मूल उत्पाद से जुड़े रहना चाहिए।

जारी रखने से पहले लपेटी हुई पंक्तियों को देखें। एक लंबी ग्रंथ सूची प्रविष्टि या पता नेत्रहीन रूप से दो पंक्तियां ले सकता है, लेकिन तकनीकी रूप से एक पैराग्राफ रहता है। इसके विपरीत, कॉपी की गई स्प्रेडशीट डेटा एक पंक्ति की तरह दिख सकती है जबकि टैब होते हैं जो कई कॉलम को अलग करते हैं।

जब क्रमबद्धता इकाई स्पष्ट नहीं है, तो स्वचालन के साथ शुरू न करें। पहले डेटा को पुनर्गठित करें ताकि प्रत्येक आइटम का एक पूर्वानुमानित सीमा हो।

2. सही क्रमबद्धता दिशा चुनें

अधिकांश वर्णक्रमानुसार कार्य आरोही A–Z क्रम का उपयोग करते हैं, लेकिन अवरोही Z–A क्रम तब उपयोगी हो सकता है जब रिवर्स ब्राउज़िंग की आवश्यकता हो। सही दिशा इस बात पर निर्भर करती है कि समाप्त सूची का उपयोग कैसे किया जाएगा।

वर्णक्रमानुसार क्रम को कालानुक्रमिक, संख्यात्मक, प्राथमिकता या प्रदर्शन-आधारित क्रम के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। परियोजनाओं की एक सूची वर्णक्रमानुसार खोजना आसान हो सकती है, जबकि एक कार्य सूची समय सीमा या महत्व के अनुसार क्रमबद्ध करने पर अधिक उपयोगी हो सकती है।

यदि सूची संख्याओं से शुरू होती है, तो तय करें कि क्या वे अक्षरों से पहले दिखाई दें और क्या संख्यात्मक क्रम की आवश्यकता है। एक सरल पाठ क्रमबद्धता "100," "11," और "2" को उनके पहले वर्ण के अनुसार रख सकती है, न कि उनके संख्यात्मक मान के अनुसार।

जब सूची साझा की जाएगी तो फ़ाइल नाम या शीर्षक में दिशा रिकॉर्ड करें। "ग्राहक निर्देशिका, A–Z" और "उत्पाद सूचकांक, Z–A" जैसे लेबल अगले व्यक्ति के लिए अनिश्चितता को हटाते हैं।

3. बहु-भाग वाले रिकॉर्ड की सुरक्षा करें

सबसे हानिकारक क्रमबद्धता गलती संबंधित जानकारी को अलग करना है। एक ग्राहक नाम, ईमेल पता, ऑर्डर नंबर और स्थिति को एक रिकॉर्ड के रूप में एक साथ स्थानांतरित करने की आवश्यकता हो सकती है।

क्रमबद्ध करने से पहले, संरचना का निरीक्षण करें:

• क्या प्रत्येक पंक्ति में समान प्रकार की जानकारी है?
• क्या क्षेत्र अल्पविराम, टैब, अर्धविराम या ऊर्ध्वाधर पट्टी से अलग हैं?
• क्या कोई मान में समान विभाजक है?
• क्या ऐसे शीर्षक हैं जो शीर्ष पर रहना चाहिए?
• क्या नोट्स ऊपर या नीचे की पंक्ति से संबंधित हैं?
• क्या रिक्त पंक्तियों का उपयोग श्रेणियों को अलग करने के लिए किया जा रहा है?

यदि डेटा के कई कॉलम हैं, तो स्प्रेडशीट अक्सर सादे पाठ सॉर्टर से अधिक सुरक्षित होती है। Google के आधिकारिक गाइड Google शीट में डेटा को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करने के लिए बताता है कि चुने गए रेंज को कैसे क्रमबद्ध करें और कई क्रमबद्धता नियम कैसे जोड़ें। पूर्ण रेंज का चयन करना आवश्यक है क्योंकि केवल एक स्तंभ को क्रमबद्ध करने से यह आसन्न डेटा से अलग हो सकता है।

एक सरल पाठ सूची के लिए, क्रमबद्ध करने से पहले प्रत्येक रिकॉर्ड को एक पंक्ति में परिवर्तित करें। आप एक सुसंगत विभाजक जैसे टैब या ऊर्ध्वाधर पट्टी का उपयोग कर सकते हैं, बशर्ते कि समान वर्ण पहले से ही डेटा में अप्रत्याशित रूप से उपयोग न किया जाता हो।

4. रिक्त स्थान और लाइन ब्रेक को साफ करें

अदृश्य स्वरूपण दृश्य क्रमबद्धता समस्याएं पैदा कर सकता है। एक रिक्त स्थान से शुरू होने वाली प्रविष्टि अक्षरों से शुरू होने वाली सभी प्रविष्टियों से पहले दिखाई दे सकती है। एक खाली पंक्ति एक खाली सूची आइटम बन सकती है। अनुगामी रिक्त स्थान दो नेत्रहीन समान पंक्तियों को डुप्लिकेट के रूप में पहचाने जाने से रोक सकता है।

सूची की समीक्षा करें:

• पहले वर्ण से पहले रिक्त स्थान
• अंतिम वर्ण के बाद रिक्त स्थान
• शब्दों के बीच दोहराई गई रिक्त स्थान
• स्प्रेडशीट से चिपकाए गए टैब
• प्रविष्टियों के बीच खाली पंक्तियां
• वेबसाइटों से कॉपी की गई गैर-तोड़ने वाली रिक्त स्थान
• आकस्मिक लाइन ब्रेक द्वारा विभाजित शब्द

सफाई का अर्थ हर जानबूझकर रिक्त स्थान को हटाना नहीं है। पहले और अंतिम नाम के बीच की रिक्त स्थान अर्थपूर्ण है, और बहु-शब्द उत्पाद नामों को अक्षत रहना चाहिए। उद्देश्य ऐसे स्वरूपण को हटाना है जो क्रमबद्धता कुंजी को बदलता है बिना जानकारी जोड़े।

यदि सूची किसी PDF, वेबसाइट, ईमेल या स्कैन किए गए दस्तावेज़ से आई है, तो स्रोत के विरुद्ध एक नमूने की तुलना करें। पृष्ठ शीर्षलेख और नेविगेशन लेबल प्रतिलिपि के दौरान सूची में प्रवेश कर सकते हैं। एक पंक्ति जो एक वास्तविक प्रविष्टि की तरह दिखती है, वह वास्तव में एक बटन लेबल या दोहराई गई दस्तावेज़ शीर्षक हो सकती है।

सफाई के बाद, पंक्तियों की गणना करें। संख्या को अपेक्षित कुल के साथ तुलना करें। यदि एक सूची में 250 प्रतिभागियां होनी चाहिए लेकिन अब 247 पंक्तियां हैं, तो क्रमबद्ध करने से पहले निर्धारित करें कि क्या खाली पंक्तियां, लपेटी हुई प्रविष्टियां, या डुप्लिकेट अंतर की व्याख्या करते हैं।

5. बड़े अक्षर और विराम चिह्न को कैसे संभालें यह तय करें

बड़े अक्षर क्रमबद्धता क्रम को प्रभावित कर सकते हैं। एक केस-संवेदनशील प्रणाली बड़े अक्षर प्रविष्टियों को छोटे अक्षर प्रविष्टियों से अलग रख सकती है, भले ही पाठक उन्हें एक साथ दिखाई देने की अपेक्षा करते हैं।

उदाहरण के लिए, एक केस-संवेदनशील परिणाम उत्पन्न कर सकता है:

Apple
Banana
apricot
blueberry

एक केस-असंवेदनशील क्रमबद्धता आमतौर पर बड़े अक्षर को अलग समूह बनाने की अनुमति दिए बिना अक्षरों की तुलना करती है:

Apple
apricot
Banana
blueberry

सामान्य निर्देशिकाओं, शब्दावली सूचियों, कीवर्ड और उत्पाद नामों के लिए, केस को अनदेखा करना आमतौर पर अधिक प्राकृतिक परिणाम बनाता है। केस-संवेदनशील क्रमबद्धता तकनीकी पहचानकर्ताओं, उपयोगकर्ता नाम, चर, कोड या किसी भी प्रणाली के लिए उपयुक्त हो सकती है जहां बड़े और छोटे वर्णों के विभिन्न अर्थ हैं।

विराम चिह्न को एक समान निर्णय की आवश्यकता है। उद्धरण चिह्न, एपोस्ट्रोफ़, हैशटैग, हाइफ़न और कोष्ठक यह प्रभावित कर सकते हैं कि आइटम कहां दिखाई देता है। विराम चिह्न को स्वचालित रूप से हटाएं न करें क्योंकि यह एक नाम, कोड या शीर्षक का हिस्सा हो सकता है।

यदि सूची बाद में सजावटी यूनिकोड शैलियों का उपयोग करेगी, तो क्रमबद्धता प्रक्रिया को पूरा करें जबकि यह अभी भी सादा पाठ है। अनुमोदन के बाद, चयनित डिस्प्ले पाठ Mr.Gena Fancy Text Generator का उपयोग करके रूपांतरित किया जा सकता है। स्टाइल किए गए वर्ण सामान्य अक्षरों के समान क्रमबद्धता व्यवहार का पालन नहीं कर सकते हैं।

6. लेख, शीर्षक और उपसर्ग संभालें

जब प्रविष्टियां सामान्य लेखों या शीर्षकों के साथ शुरू होती हैं तो वर्णक्रमानुसार क्रमबद्ध करना अधिक जटिल हो जाता है। क्या "The Creative Handbook" T के तहत "The" के लिए, या C के तहत "Creative" के लिए दिखाई दे? क्या "Dr. Taylor Morgan" D, T या M के तहत दिखाई दे?

उत्तर सूची के उद्देश्य और शैली नियमों पर निर्भर करता है।

पुस्तकालय और सूचकांक शीर्षकों को व्यवस्थित करते समय "A," "An" और "The" जैसे प्रारंभिक लेखों को अनदेखा कर सकते हैं। एक सामान्य सूची जैसा लिखा गया हो सकता है। लोगों की एक निर्देशिका आमतौर पर उपनाम का उपयोग करती है भले ही शीर्षक पहले दिखाई दें।

एक छिपी हुई या अस्थायी क्रमबद्धता कुंजी बनाने पर विचार करें:

केवल इसलिए कि उपसर्ग को क्रमबद्धता के दौरान अनदेखा किया जाना चाहिए, अंतिम प्रदर्शित प्रविष्टि से उपसर्ग को हटाएं नहीं। प्रस्तुति से संगठन को अलग करें, पाठक पूर्ण आधिकारिक नाम देख सकता है जबकि सिस्टम उपयुक्त कुंजी का उपयोग करता है।

उपनाम उपसर्ग जैसे "de," "De," "van," "von," "al" और "bin" को सांस्कृतिक और शैली-विशिष्ट निर्णय की आवश्यकता होती है। यह न मानें कि हर उपसर्ग को हटाया या स्थानांतरित किया जा सकता है। जब सटीकता महत्वपूर्ण हो, तो व्यक्ति की पसंदीदा प्रस्तुति या प्रासंगिक संस्था के नियमों का पालन करें।

7. वर्णक्रम क्रमबद्धता चलाएं

एक बार जब प्रत्येक आइटम अपनी पंक्ति पर हो और सफाई नियम परिभाषित हों, तो सूची को Mr.Gena Alphabetize Tool में पेस्ट करें।

उपयुक्त दिशा चुनें:

• आरोही: A–Z
• अवरोही: Z–A

चुनें कि क्या बड़े अक्षर को अनदेखा किया जाना चाहिए। एक सामान्य पाठक-मुखी सूची के लिए, केस-असंवेदनशील क्रमबद्धता आमतौर पर ब्राउज़ करना आसान होता है। कोड या तकनीकी मानों के लिए, जब यह अर्थ नहीं रखता तो केस संवेदनशीलता को संरक्षित करें।

केवल तब तक डुप्लिकेट हटाने को स्वचालित रूप से सक्षम न करें जब तक आप पहले से तय न कर लें कि दोहराई गई पंक्तियां अनावश्यक हैं। पहले एक क्रमबद्ध संस्करण बनाएं जिसमें सभी प्रविष्टियां संरक्षित हों। क्रमबद्धता स्वाभाविक रूप से समान या समान प्रविष्टियों को करीब लाती है, जो डुप्लिकेट समीक्षा को आसान बनाती है।

Microsoft का आधिकारिक गाइड Word में सूची को वर्णक्रमानुसार क्रमबद्ध करना आरोही या अवरोही क्रम में एक-स्तरीय सूचियों को व्यवस्थित करने का वर्णन करता है। यह भी ध्यान देता है कि सूची क्रमबद्धता डेस्कटॉप Word में उपलब्ध है बजाय Web के लिए Word के। एक ऑनलाइन सॉर्टर तब उपयोगी है जब आप मूल दस्तावेज़ को बदले बिना सादा पाठ को व्यवस्थित करना चाहते हैं।

यह संस्करण अनुक्रम गलतियों का निदान और उलटाना आसान बनाता है।

8. डुप्लिकेट की समीक्षा करें और सुरक्षित रूप से हटाएं

डुप्लिकेट हटाना उपयोगी है, लेकिन दो समान प्रविष्टियां हमेशा डुप्लिकेट नहीं होती हैं। "Green Valley Ltd" और "Green Valley Limited" एक ही कंपनी, दो आधिकारिक नामकरण भिन्नताओं, या अलग रिकॉर्ड को दर्शा सकते हैं जिन्हें जांच की आवश्यकता है।

सटीक डुप्लिकेट के साथ शुरू करें। ये पंक्तियां हैं जिनमें अनावश्यक अग्रणी और अनुगामी रिक्त स्थान हटाए जाने के बाद समान वर्ण हैं। फिर निकट-डुप्लिकेट की मैनुअल समीक्षा करें।

सामान्य निकट-डुप्लिकेट पैटर्न में शामिल हैं:

• विभिन्न बड़े अक्षर: "North Studio" और "NORTH STUDIO"
• अतिरिक्त रिक्त स्थान: "Blue Market" और "Blue Market"
• विराम चिह्न: "Miller Inc." और "Miller, Inc."
• संक्षिप्त रूप: "Company" और "Co."
• लहजे अंतर: "Jose" और "José"
• अद्यतन नाम: "Oak Media" और "Oak Media Group"
• टाइपिंग त्रुटि: "Creative House" और "Creatve House"

केवल समानता के आधार पर रिकॉर्ड मर्ज न करें। ईमेल पते, पहचानकर्ता, URL, तिथियां या अन्य क्षेत्रों की तुलना करें जो पुष्टि कर सकें कि क्या दो प्रविष्टियां एक ही आइटम का प्रतिनिधित्व करती हैं।

एक प्रतिभागी या ग्राहक सूची के लिए, हटाए गए को दिखाने वाली एक ऑडिट नोट रखें। एक हटाया गया डुप्लिकेट दो वैध पंजीकरण या दो अलग लेनदेन का प्रतिनिधित्व कर सकता है। डेटा-सफाई सुविधा प्रक्रिया के नियमों को ओवरराइड नहीं करनी चाहिए।

9. लोगों और संगठनों को सही तरीके से क्रमबद्ध करें

पूर्ण नामों की एक सूची को पहले नाम या उपनाम के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। न तो विधि सार्वभौमिक रूप से सही है, उपयोगी विकल्प इस बात पर निर्भर करता है कि पाठक कैसे खोज करते हैं।

एक आकस्मिक उपस्थिति सूची पहले नाम का उपयोग कर सकती है:

Aisha Khan
Daniel Wilson
Maria Lopez

एक पेशेवर निर्देशिका, ग्रंथ सूची, या औपचारिक सूचकांक उपनाम का उपयोग कर सकते हैं:

Khan, Aisha
Lopez, Maria
Wilson, Daniel

यदि नाम "First Last" प्रारूप में लिखे गए हैं लेकिन उपनाम के अनुसार क्रमबद्ध होना चाहिए, तो एक अलग उपनाम क्षेत्र या क्रमबद्धता कुंजी बनाएं। यह न मानें कि अंतिम रिक्त स्थान हमेशा उपनाम को चिह्नित करता है। बहु-भाग वाले उपनाम, प्रत्यय, मध्य नाम और विभिन्न सांस्कृतिक नामकरण प्रणालियों के लिए अधिक सावधान हैंडलिंग की आवश्यकता होती है।

संगठन के नाम अन्य प्रश्न प्रस्तुत करते हैं। तय करें कि क्या संक्षिप्त रूप जैसा लिखा गया हो रहे हैं और क्या प्रारंभिक लेख को अनदेखा किया जाना चाहिए। अनुसूची को मानकीकृत करने से पहले आधिकारिक बड़े अक्षर की पुष्टि करें। "YouTube," "eBay" और अन्य stylized नामों को केवल सूची को नेत्रहीन समान बनाने के लिए बदला नहीं जाना चाहिए।

यदि क्रमबद्ध नाम सार्वजनिक रूप से प्रकाशित होंगे, तो आसपास के विवरणों को Mr.Gena Grammar Checker के माध्यम से चलाएं। क्रमबद्धता क्रम बदलता है लेकिन वर्तनी, व्याकरण, नौकरी के शीर्षक या विवरण को सही नहीं करता है। नामों को अलग से सत्यापित करें क्योंकि एक व्याकरण उपकरण हो सकता है हर उचित नाम को पहचान न सके।

10. संदर्भ, शब्दकोश और कीवर्ड व्यवस्थित करें

शैक्षणिक संदर्भ सूचियों को सामान्य A–Z क्रमबद्धता से अधिक की आवश्यकता होती है। क्रमबद्धता कुंजी आमतौर पर पहले लेखक का उपनाम है, लेकिन उद्धरण शैली में दोहराए गए लेखकों, संगठन लेखकों, लापता लेखकों और एक ही वर्ष के कई कार्यों के लिए अतिरिक्त नियम शामिल हो सकते हैं।

Purdue OWL का APA संदर्भ-सूची दिशानिर्देश कहते हैं कि प्रविष्टियों को पहले लेखक के अंतिम नाम के अनुसार वर्णक्रमानुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए। वे यह भी बताते हैं कि एक ही लेखक या समान लेखक समूह के कई कार्यों को आमतौर पर सबसे पुराने से सबसे हाल के कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित किया जाता है।

क्रमबद्धता से पहले प्रत्येक पूर्ण उद्धरण को एक पंक्ति पर या एक पैराग्राफ के रूप में रखें। यदि कोई उद्धरण नेत्रहीन लपेटता है, तो सुनिश्चित करें कि लपेटना एक नई प्रविष्टि की शुरुआत के रूप में व्याख्या नहीं की जाती है।

संदर्भ व्यवस्थित करने के बाद, Mr.Gena Plagiarism Checker का उपयोग अतिव्यापी भाषा और संभावित स्रोतों की अलग समीक्षा के लिए करें। एक क्रमबद्ध ग्रंथ सूची पुष्टि नहीं करती है कि हर उधार लिया गया विचार सही ढंग से उद्धृत है। हमारा साहित्यिक चोरी के लिए पेपर की जांच कैसे करें की गाइड बताती है कि क्यों उद्धरण, पैराफ्रेज़, उद्धरण और मेल खाने वाले मार्ग को एक साथ समीक्षा किया जाना चाहिए।

शब्दकोश

एक शब्दकोश के लिए, तय करें कि क्या प्रतीकों या संख्याओं से शुरू होने वाली शर्तें वर्णमाला से पहले दिखाई दें। प्रत्येक परिभाषा को अपनी शर्त से संलग्न रखें। यदि परिभाषाएं कई पंक्तियों पर कब्जा करती हैं, तो हर पंक्ति को स्वतंत्र रूप से क्रमबद्ध करने के बजाय एक संरचित प्रारूप का उपयोग करें।

कीवर्ड

वर्णक्रमानुसार क्रमबद्धता दोहराए गए कीवर्ड, बहुवचन भिन्नताएं, वर्तनी असंगतताएं और बड़े अक्षर अंतर प्रकट कर सकती है। यह न मानें कि समान कीवर्ड की समान खोज आशा है। उन्हें मर्ज करने से पहले अर्थ की समीक्षा करें।

शब्दावली व्यायाम

शिक्षक और भाषा शिक्षार्थी Mr.Gena Random Word Generator का उपयोग करके एक अभ्यास सूची बना सकते हैं और फिर इसे वर्णक्रमानुसार बना सकते हैं। परिणाम की जांच करने से पहले शिक्षार्थियों को क्रम की भविष्यवाणी करने के लिए कहें।

11. संचालन वर्कफ़्लो में क्रमबद्ध सूचियों का उपयोग करें

एक वर्णक्रमानुसार सूची अक्सर एक मध्यवर्ती उत्पाद होती है, अंतिम लक्ष्य नहीं। यह एक निर्देशिका, सूची, अभियान, ग्राहक डेटाबेस, ईवेंट पंजीकरण, चेकलिस्ट या तोहफा को खिला सकता है।

संचालन कार्य के लिए, अद्वितीय पहचानकर्ता संरक्षित करें। दो ग्राहक एक ही नाम साझा कर सकते हैं, दो उत्पाद समान शीर्षक हो सकते हैं, और दो अभियान प्रविष्टियां एक ही उपयोगकर्ता नाम का उपयोग कर सकती हैं। क्रमबद्धता नेविगेशन में सुधार करने के बिना अंतर मिटा सकता है।

उपयोगी परिचालन उदाहरणों में शामिल हैं:

• मैनुअल समीक्षा से पहले ग्राहक नामों को व्यवस्थित करना
• वर्तनी भिन्नताओं को खोजने के लिए उत्पाद लेबल को समूहबद्ध करना
• एक A–Z कर्मचारी निर्देशिका तैयार करना
• वर्गीकरण से पहले कीवर्ड सूची को साफ करना
• चेक-इन से पहले उपस्थित लोगों को व्यवस्थित करना
• तोहफा से पहले प्रतिभागी नामों की समीक्षा करना

यदि एक सफ़ाई की गई सूची एक यादृच्छिक चयन के लिए उपयोग की जाएगी, तो सत्यापित प्रविष्टियों को Mr.Gena Raffle Tool में स्थानांतरित करें। वर्णक्रमानुसार क्रम को यादृच्छिक चयन को प्रभावित नहीं करना चाहिए, लेकिन पहले क्रमबद्ध करने से सटीक डुप्लिकेट और स्वरूपण समस्याओं को ड्रा से पहले पहचानना आसान हो सकता है।

सूची पर लागू किए गए किसी भी सामान्यीकरण नियमों को दस्तावेज़ करें। यदि कंपनी की प्रत्यय को मानकीकृत किया गया था, रिक्त स्थान हटाए गए थे, या डुप्लिकेट मर्ज किए गए थे, तो अगली टीम के सदस्य को उन निर्णयों को समझने में सक्षम होना चाहिए।

12. अंतिम सूची का स्पॉट-चेक और निर्यात करें

कभी न मानें कि एक सूची सही है केवल क्योंकि यह A से शुरू होती है और Z पर समाप्त होती है। सत्यापन को क्रम, पूर्णता, रिकॉर्ड अखंडता, डुप्लिकेट और स्वरूपण की जांच करनी चाहिए।

सीमा जांच के साथ शुरू करें। पहली दस और अंतिम दस प्रविष्टियों की समीक्षा करें। फिर कई अक्षरों के बीच संक्रमणों का निरीक्षण करें, जैसे A से B, M से N, और Y से Z। समान उपसर्ग वाले समूहों को गौर से देखें:

Market
Marketing
Marketplace
Market Street

जब तक क्रम स्पष्ट न हो जाए तब तक पत्र तुलना करना जारी रखें। जब कई प्रविष्टियां एक ही पहले शब्द साझा करते हैं, तो दूसरे और बाद के शब्द उनकी सापेक्ष स्थिति निर्धारित करते हैं।

सफ़ाई किए गए प्री-सॉर्ट संस्करण के साथ लाइन कुल की तुलना करें। यदि डुप्लिकेट हटाना अक्षम था, तो कुल मेल खाने चाहिए। यदि डुप्लिकेट हटा दिए गए थे, तो ठीक से रिकॉर्ड करें कि कितनी पंक्तियां गायब हुईं और क्यों।

यदि सूची एक ब्लॉग लेख, निर्देशिका या डाउनलोड करने योग्य संसाधन बन जाएगी, तो इसके अंतिम आकार को हमारे शब्दों और वर्णों को सही तरीके से गिनने के लिए गाइड में योजना प्रक्रिया के साथ तुलना करें। क्रमबद्धता और गणना एक साथ लापता प्रविष्टियां, डुप्लिकेट पंक्तियां और अप्रत्याशित रूप से बड़े वर्गों को प्रकट कर सकते हैं।

स्रोत को ओवरराइट न करते हुए परिणाम निर्यात करें। एक वर्णनात्मक फ़ाइल नाम जैसे "customer-directory-a-z-reviewed" या "references-apa-sorted" का उपयोग करें। जहां संभव हो, एक दिनांक या संस्करण संख्या शामिल करें।

सामान्य वर्णक्रम प्रश्न

क्या संख्याएं अक्षरों से पहले दिखाई देनी चाहिए?

कई पाठ-क्रमबद्धता प्रणाली अक्षरों से पहले संख्यात्मक वर्ण रखती हैं, लेकिन सही प्रस्तुति सूची पर निर्भर करती है। एक उत्पाद कैटलॉग संख्यायुक्त उत्पादों को अलग रखता है, जबकि एक सूचकांक संख्याओं को छोड़ सकता है या एक विशिष्ट संपादकीय नियम का पालन कर सकता है।

क्या शीर्षक क्रमबद्धता करते समय "The" को अनदेखा किया जाना चाहिए?

यह चुने गए शैली पर निर्भर करता है। पुस्तकालय और सूचकांक अक्सर प्रारंभिक लेखों को अनदेखा करते हैं, जबकि एक शाब्दिक कंप्यूटर क्रमबद्धता हो सकता है हर "The" शीर्षक को T के तहत रखे। क्रमबद्ध करने से पहले नियम परिभाषित करें और इसे लगातार लागू करें।

पूंजीकृत शब्द अलग से क्यों दिखाई देते हैं?

क्रमबद्धता विधि केस-संवेदनशील हो सकती है। सामान्य पाठक-मुखी सूचियों के लिए एक ignore-case विकल्प चुनें, जब तक कि बड़े अक्षर तकनीकी मान या पहचानकर्ता को भेद न करता हो।

लहजे वाले पत्रों को कैसे क्रमबद्ध किया जाना चाहिए?

परिणाम भाषा, लोकेल और सॉफ़्टवेयर द्वारा भिन्न हो सकते हैं। कुछ प्रणाली उच्चारण वाले अक्षरों को उनके उच्चारण रहित रूपों के साथ समूहबद्ध करते हैं, जबकि अन्य एक अलग वर्ण क्रम लागू करते हैं। सही वर्तनी संरक्षित करें और दर्शकों की भाषा नियमों के अनुसार बहुभाषी सूचियों की मैनुअल समीक्षा करें।

क्या मैं पूर्ण नामों को स्वचालित रूप से उपनाम के अनुसार क्रमबद्ध कर सकता हूं?

केवल जब उपनाम एक सुसंगत क्षेत्र या विश्वसनीय क्रमबद्धता कुंजी में संग्रहीत होता है। हर नाम को अंतिम रिक्त स्थान पर विभाजित करना बहु-भाग वाले उपनाम, प्रत्यय, मध्य नाम और विभिन्न सांस्कृतिक नामकरण परंपराओं के साथ विफल हो सकता है।

क्या डुप्लिकेट हमेशा हटा दिए जाने चाहिए?

नहीं। दोहराव एक वैध दूसरी पंजीकरण, लेनदेन, स्रोत या उत्पाद भिन्नता का प्रतिनिधित्व कर सकता है। दोनों में से एक को हटाने से पहले पुष्टि करें कि दो प्रविष्टियां एक ही रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती हैं।

क्या मैं एक संदर्भ सूची को एक साधारण शब्द सूची की तरह वर्णक्रमानुसार बना सकता हूं?

आप एक वर्णक्रमानुसार सॉर्टर को प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आपको चयनित उद्धरण शैली के नियमों का भी पालन करना चाहिए, उपनाम, संगठन लेखकों, लापता लेखकों, दोहराए गए लेखकों और प्रकाशन तारीखों के लिए।

निष्कर्ष: अच्छी क्रमबद्धता A–Z से पहले शुरू होती है

एक विश्वसनीय वर्णक्रमानुसार सूची संरचना के साथ शुरू होती है, क्रमबद्धता बटन के साथ नहीं। आपको सच्ची आइटम सीमा की पहचान करनी चाहिए, संबंधित क्षेत्रों की सुरक्षा करनी चाहिए, आकस्मिक स्वरूपण को साफ करना चाहिए, केस और विराम चिह्न नियमों को चुनना चाहिए, और यह तय करना चाहिए कि नाम, लेख और डुप्लिकेट को कैसे संभाला जाए।

एक बार जब ये निर्णय किए जा जाते हैं, तो एक वर्णक्रमानुसार उपकरण एक बड़ी, असंगत सूची को सेकंड में एक संगठित संसाधन में बदल सकता है। अंतिम जिम्मेदारी उपयोगकर्ता के साथ रहती है, कुल की तुलना करें, सीमांत मामलों का निरीक्षण करें, सांस्कृतिक और तकनीकी सटीकता को संरक्षित करें, और पुष्टि करें कि प्रत्येक रिकॉर्ड में अभी भी क्रमबद्धता से पहले की जानकारी है।

A–Z क्रम उपयोगी है क्योंकि यह जानकारी को खोजना आसान बनाता है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई क्रमबद्धता वर्कफ़्लो सुनिश्चित करता है कि जानकारी खोज के लायक रहे।